Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

1. Abschnitt 1 - Allgemeine Informationen

1.1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist derjenige, der allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Im Hinblick auf unser Portal der CODIGO ist Betreiber die:

Soweit Sie die Plattform im Zuge eines Vertrags- oder Nutzungsverhältnis mit CODIGO nutzen, ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher die CODIGO GmbH. Haben Sie einen Zugang von einem Steuerberater, einem Vermögensverwalter oder einer sonstig beruflich tätigen Person erhalten, ist CODIGO als Auftragsverarbeiter für dieses Unternehmen bzw. den Freiberufler tätig, der dann als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO gilt.

1.2. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen des jeweils abrufenden Gerätes (z.B. Computer, Mobiltelefon, Tablet, etc.).

Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese verarbeitet?

(1) Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version;
(2) Das Betriebssystem des Abrufgerätes;
(3) Hostname des zugreifenden Rechners;
(4) Die IP-Adresse des Abrufgerätes;
(5) Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
(6) Websites und Ressourcen (Bilder, Dateien, weitere Seiteninhalte), die auf unserer Internetseite aufgerufen wurden;
(7) Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangte (Referrer-Tracking);
(8) Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;
(9) Übertragene Datenmenge

Diese Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser technischen Daten zusammen mit personenbezogenen Daten eines konkreten Nutzers findet nicht statt, so dass eine Identifizierung einzelner Seitenbesucher nicht erfolgt.

Diese Daten werden aus technischen Gründen in den Logfiles unseres Systems gespeichert, da bei der Übertragung von Daten von Servern zu Browsern diese Daten bei der Nutzung des IP-Protokolls technisch notwendig sind und automatisch aus technischen Gründen anfallen. Durch die bei der Datenübertragung verursachten IP-Protokolldaten ist es uns möglich die Daten mit Login-Versuchen eines konkreten Nutzers im Einzelfall zusammenzuführen. Eine solche Zusammenführung und Auswertung der Daten von uns findet jedoch nicht statt, in der Form, dass eine Identifizierung konkreter Seitenbesucher erfolgt.

Bei der Nutzung der Registrierungs- oder Log-In-Funktion können diese Informationen nach erfolgreicher Anmeldung dem Benutzerkonto zugeordnet werden. Es erfolgt durch uns keine Auswertung der Protokolldaten für werbliche oder betriebliche Zwecke sondern nur im Einzelfall aus Sicherheitsgesichtspunkten, wie im nachfolgenden Zweck erläutert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Erreichung des nachfolgend geschilderten Zwecks zu gewährleisten.

Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende (automatisierte) Speicherung der Daten ist für den Ablauf eines Websitebesuchs erforderlich, um eine Auslieferung unserer Website und unserer Plattform zu ermöglichen. Die Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zudem zur Erhaltung der Kompatibilität unserer Internetseite für möglichst alle Besucher und zur Missbrauchsbekämpfung und Störungsbeseitigung. Hierfür ist es notwendig, die technischen Daten des abrufenden Rechners zu loggen, um so frühestmöglich auf Darstellungsfehler, Angriffe auf unsere IT-Systeme und/oder Fehler der Funktionalität unserer Internetseite reagieren zu können. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur generellen Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

Wir behalten uns jedoch vor im Falle der Bekämpfung von missbräuchlichen Anmeldeversuchen bei einzelnen Nutzerkonten Logfile-Daten aus Sicherheitsgesichtspunkten auszuwerten, um wirksame Gegenmaßnahmen für missbräuchliche Seitenzugriffe und Angriffe auf unsere technischen Systeme zu unterbinden.

Dauer der Speicherung

Für unsere Website (codigo.de) werden keine Zugriffsprotokolle dauerhaft gespeichert; die Daten werden nur für die Dauer der Auslieferung verarbeitet. Bei Fehlern werden lediglich Fehlerart und Status protokolliert.

Für unsere Plattform (app.codigo.de) gilt: Zugriffsprotokolle des vorgelagerten Webservers (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, Browserkennung, Referrer) werden nur auf dem jeweiligen Server zwischengespeichert, zur automatisierten Erkennung von Angriffen ausgewertet und durch die automatische Protokollrotation fortlaufend überschrieben. Anwendungsprotokolle werden nach 30 Tagen gelöscht. Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge (Audit-Protokolle, z.B. Zugriffsentscheidungen und Änderungen an Daten) werden zum Nachweis der Datensicherheit unveränderbar für vier Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht.

Widerspruchs- und Löschungsmöglichkeit

Sie können der Verarbeitung jederzeit gem. Art. 21 DSGVO widersprechen und eine Löschung von Daten gem. Art. 17 DSGVO verlangen. Welche Rechte Ihnen zustehen und wie Sie diese geltend machen, finden Sie im unteren Bereich dieser Datenschutzerklärung.

1.3. Allgemeine Hinweise zur Kontaktaufnahme

Bitte beachten Sie, dass bei einer unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail oder Fax die vollständige Datensicherheit auf dem Übertragungsweg zu unseren IT-Systemen nicht gewährleistet werden kann, sodass wir bei Informationen mit hohem Geheimhaltungsbedürfnis ausdrücklich eine verschlüsselte Kommunikation oder den Postweg empfehlen. Bei der Übermittlung per E-Mail oder Fax bestehen unter anderem die folgenden Risiken:

• personenbezogene Daten könnten wegen einer nicht korrekten Eingabe der E-Mail-Adresse bzw. Faxnummer Dritten unbefugt offenbart werden;
• Sie haben keine Informationen zur Empfängerseite, z.B. welche oder wie viele Mitarbeiter Zugang zur E-Mail bzw. zum Fax haben.;
• durch die Übertragung der Daten bei E-Mail oder Fax über mehrere verteilte Zwischenstellen besteht ohne Verschlüsselung grundsätzlich eine Zugriffsmöglichkeit für unbefugte Dritte.

1.4. Auftragsverarbeiter

Im Hinblick auf unsere Website kommen einige Auftragsverarbeiter zum Einsatz. Soweit der Einsatz bei einer besonderen Funktion (z.B. Kontaktformular) oder einem Webdienst erfolgt, wird dieser ausdrücklich an der dortigen Stelle benannt. Vorliegend kommen die folgenden weiteren Auftragsverarbeiter zum Einsatz:

• netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland – Hosting der Website
• Scaleway SAS, 8 rue de la Ville-l'Évêque, 75008 Paris, Frankreich – Hosting der Plattform in Rechenzentren in Amsterdam (Niederlande) und Paris (Frankreich)
• Rote Robben GmbH, Charlottenstraße 25, 66119 Saarbrücken, Deutschland – Betrieb der Webanalyse (Matomo) und technische Betreuung der Website
• Lettermint B.V., Willemsvaart 16 B, 8019 AB Zwolle, Niederlande – Versand von E-Mails (Formulare der Website, Benachrichtigungen der Plattform)
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland – E-Mail-Postfächer einschließlich Support-Kommunikation (Microsoft 365, Datenspeicherung in der EU)

Die weiteren Dienstleister der Plattform (Okta/Auth0, Sentry, Stripe, Friendly Captcha) sind unter Ziffer 2.3 beschrieben.

2. Abschnitt 2 – Funktionen der Website und der Plattform

2.1. Besondere Funktionen der Internetseite

Unsere Website und unsere Plattform bieten Ihnen verschiedene Funktionen zur Buchung von unseren Angeboten und zur Pflege der uns von Ihnen anvertrauten Daten. Bei der Nutzung des Benutzerkontos werden auch personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert. Nachfolgend erklären wir, was mit diesen Daten geschieht:

2.2. Webdienste und Webtracker

Wir betreiben auf dem Social-Media-Portal LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company Wilton Place, Dublin 2, Irland) einen Internetauftritt. Wir sind mit LinkedIn teilweise gemeinsam verantwortlich für Datenverarbeitungen, die auf unserer LinkedIn-Seite (https://www.linkedin.com/company/codigo-gmbh/) stattfinden. Wir verarbeiten Ihre Daten (wie z.B. Kommentare, Likes oder Profilbesuche), um auf unserer LinkedIn-Seite mit Ihnen zu kommunizieren und interessante Informationen zu veröffentlichen. LinkedIn verarbeitet Ihre Daten auch auf eigene Verantwortung. Die Datenschutzinformationen von LinkedIn finden Sie unter: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy. Wir haben keinen Einfluss auf die Verarbeitung Ihrer Daten durch LinkedIn. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 (1) lit. f DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt in unserem und Ihrem Interesse, um unsere Seite möglichst attraktiv zu gestalten und unsere Kommunikation mit Ihnen zu verbessern. Sie können Ihre Rechte (siehe unten Abschnitt 5) sowohl uns gegenüber als auch LinkedIn gegenüber geltend machen.

2.3. Inanspruchnahme von Dienstleistern

• Friendly Captcha

  Wir verwenden auf unserer Seite den Dienst Friendly Captcha des Unternehmens Friendly Captcha GmbH, Am Anger 3-5, 82237 Wörthsee, Deutschland, E-Mail: hello@friendlycaptcha.com, Website: https://friendlycaptcha.com/. Die Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich an Server in der europäischen Union.

  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten stellt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO unser berechtigtes Interesse dar. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Erreichung des nachfolgend geschilderten Zwecks.

  Durch den Dienst Friendly Captcha schützen wir unsere Website und insbesondere die Eingabemöglichkeiten auf unserer Website wie z.B. Kontaktformulare vor Bots und Cyber-Angriffen. Hierzu muss der Kunde, bevor er unsere Eingabemöglichkeiten benutzt zur Verifikation seiner Echtheit ein Captcha lösen. Der Dienst wird auf unserer Website nur auf den Seiten mit Formularen (Support, Berater-Bewerbung, Status-Check) sowie bei der Anmeldung zur Plattform geladen.

  Im Hinblick auf die Verarbeitung steht Ihnen das in Art. 21 aufgeführte Widerspruchsrecht zu. Nähere Informationen finden Sie am Ende dieser Datenschutzerklärung.

  Weitere Informationen zum Handling der übertragenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://friendlycaptcha.com/legal/privacy-end-users/.

• Google Ads Conversion-Tracking

  Wir verwenden auf unserer Website den Dienst Google Ads Conversion-Tracking (Google Tag) des Unternehmens Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, E-Mail: support-deutschland@google.com, Website: https://www.google.com/. Die Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt auch in die USA. Im Hinblick auf die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA besteht ein Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework der EU Kommission im Sinne des Art. 45 DSGVO (nachfolgend: DPF - https://commission.europa.eu/document/fa09cbad-dd7d-4684-ae60-be03fcb0fddf_en ). Der Betreiber des Dienstes ist im Rahmen des DPF zertifiziert, so dass für die Übermittlung das übliche Schutzniveau der DSGVO gilt.

  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten stellt Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG dar, die Sie über unser Cookie-Banner („Google Tag Manager“) erteilen. Ohne Ihre Einwilligung wird der Dienst nicht geladen.

  Mit dem Conversion-Tracking messen wir, ob Besucher, die über eine Anzeige bei Google auf unsere Website gelangt sind, bestimmte Aktionen ausführen (z.B. den Aufruf einer Seite oder das Absenden einer Anfrage). Dies dient der Erfolgsmessung und Optimierung unserer Werbeanzeigen. Hierzu werden Skripte von www.googletagmanager.com geladen und Daten an Server von Google (u.a. www.google.com und ad.doubleclick.net) übermittelt. Dabei kann es auch zu einer Übermittlung von personenbezogenen Daten an die Server des Mutterkonzerns Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, 94043 Mountain View, Vereinigte Staaten kommen.

  Zur Verarbeitung selbst erhebt der Dienst folgende Daten: IP-Adresse, eine pseudonyme Kennung (gespeichert im Cookie „_gcl_au“ und im lokalen Speicher „_gcl_ls“), aufgerufene Seiten und Aktionen auf unserer Website, Referrer, Angaben zur Anzeige, über die Sie zu uns gelangt sind, sowie Informationen zu Browser, Betriebssystem und Endgerät.

  Das Cookie „_gcl_au“ wird nach 90 Tagen gelöscht. Die weitere Speicherung durch Google richtet sich nach den Aufbewahrungsfristen des Anbieters. Die Zertifizierung des Anbieters im Rahmen des EU-US Data Privacy Frameworks können Sie unter https://www.dataprivacyframework.gov/list abrufen.

  Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Nähere Informationen zum Widerruf Ihrer Einwilligung finden Sie entweder bei der Einwilligung selbst oder am Ende dieser Datenschutzerklärung.

  Weitere Informationen zum Handling der übertragenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://policies.google.com/privacy.

• Matomo

  Wir verwenden auf unserer Website und unserer Plattform die Webanalyse-Software Matomo. Die Software wird nicht vom Hersteller, sondern in unserem Auftrag von der Rote Robben GmbH, Charlottenstraße 25, 66119 Saarbrücken, auf Servern in Deutschland betrieben (analytics.roterobben.de). Hersteller der Software ist die InnoCraft Ltd, 150 Willis St, 6011 Wellington, Neuseeland, E-Mail: privacy@matomo.org, Website: https://matomo.org/. Die Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich an Server in der europäischen Union.

  Auf unserer Website wird Matomo erst nach Ihrer Einwilligung über unser Cookie-Banner geladen. Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Auf unserer Plattform (app.codigo.de) stützen wir die Verarbeitung derzeit auf unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das in der Erreichung des nachfolgend geschilderten Zwecks liegt.

  Eine Datenübertragung an die InnoCraft Ltd. findet nicht statt. Die Durchführung der Erhebung statistischer Daten dient dazu die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit unserer Website zu überwachen und durch Analyse der pseudonymisierten Benutzerströme zu optimieren. So können wir identifizieren, welche Inhalte für unsere Seitenbesucher und Nutzer relevant sind und unser Angebot diesbezüglich ausbauen. Aus den erhobenen Daten können wir zudem pseudonyme Nutzungsprofile erstellen und allgemeine statistische Informationen auslesen. Die in diesem Zusammenhang erhobenen Daten werden ohne gesondert Einwilligung nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt.

  Zur Verarbeitung selbst erhebt der Dienst bzw. wir folgende Daten: Ihre IP-Adresse, eine pseudonyme Besucher-ID (gespeichert in den Cookies „_pk_id“ und „_pk_ses“), Nutzeraktivitäten (z.B. Referrer-Links, die Verweildauer auf bestimmten URLs, Clickstream, Warenkorb- bzw. Bestell-IDs), Daten über Ihre Browsereinstellungen, Anbieter des Browsers, Browserversion, Bildschirmauflösung und das verwendete Betriebssystem.

  Ihre Einwilligung auf unserer Website können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ widerrufen. Im Hinblick auf die Verarbeitung auf unserer Plattform steht Ihnen das in Art. 21 aufgeführte Widerspruchsrecht zu. Nähere Informationen finden Sie am Ende dieser Datenschutzerklärung.

  Im Hinblick auf die Verarbeitung steht Ihnen das in Art. 21 aufgeführte Widerspruchsrecht zu. Nähere Informationen finden Sie am Ende dieser Datenschutzerklärung.

  Weitere Informationen zum Handling der übertragenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://matomo.org/faq/general/faq_18254/.

• Sentry

  Wir verwenden auf unserer Plattform (app.codigo.de) den Dienst Sentry des Unternehmens Functional Software, Inc. dba Sentry, 45 Fremont Street, 8th Floor, , CA 94105 San Francisco, Vereinigte Staaten, E-Mail: compliance@sentry.io, Website: https://sentry.io/. Die Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt auch in die USA. Im Hinblick auf die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA besteht ein Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework der EU Kommission im Sinne des Art. 45 DSGVO (nachfolgend: DPF - https://commission.europa.eu/document/fa09cbad-dd7d-4684-ae60-be03fcb0fddf_en ). Der Betreiber des Dienstes ist im Rahmen des DPF zertifiziert, so dass für die Übermittlung das übliche Schutzniveau der DSGVO gilt.

  Die Daten werden in der EU-Region von Sentry (Frankfurt am Main, Deutschland) gespeichert. Eine Übermittlung in die USA ist nur im Rahmen von Support- und Wartungszugriffen des Anbieters möglich.

  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten stellt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO unser berechtigtes Interesse dar. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Erreichung des nachfolgend geschilderten Zwecks.

  Der Dienst sammelt Stacktraces, technische Informationen (z.B. Browser, Betriebssystem, aufgerufene Seite) und Leistungsdaten von unserer Plattform, um Fehler und Abstürze zu ermitteln und zu beheben. Bei einem Teil der Sitzungen sowie bei Sitzungen, in denen ein Fehler auftritt, wird zudem der Ablauf der Sitzung aufgezeichnet (Session Replay). Dabei werden sämtliche Texte und Eingaben maskiert und Medieninhalte ausgeblendet. IP-Adresse, Standortdaten, E-Mail-Adresse und Benutzername werden vor der Übermittlung aus den Fehlerberichten entfernt. Ist keine Verbindung verfügbar, werden Fehlerberichte vorübergehend im Speicher Ihres Browsers abgelegt und später übertragen.

  Die Zertifizierung des Anbieters im Rahmen des EU-US Data Privacy Frameworks können Sie unter https://www.dataprivacyframework.gov/list abrufen.

  Im Hinblick auf die Verarbeitung steht Ihnen das in Art. 21 aufgeführte Widerspruchsrecht zu. Nähere Informationen finden Sie am Ende dieser Datenschutzerklärung.

  Weitere Informationen zum Handling der übertragenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://sentry.io/privacy/.

• Okta/Auth0

  Für die Registrierung und Anmeldung auf unserer Plattform (einschließlich Mehr-Faktor-Authentifizierung) verwenden wir den Dienst Auth0 des Unternehmens Okta, Inc., 100 First Street, San Francisco, California 94105, Vereinigte Staaten. Die Anmeldeseite wird unter codigo.eu.auth0.com bereitgestellt. Die Daten werden in der EU-Region des Anbieters (Frankfurt am Main, Deutschland; Ausweichstandort Dublin, Irland) verarbeitet. Verarbeitet werden insbesondere E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Faktoren der Mehr-Faktor-Authentifizierung, IP-Adresse, Browserinformationen sowie Zeitpunkte der Anmeldung. Für eine Übermittlung in die USA im Rahmen von Support- und Wartungszugriffen gilt das unter Google Ads genannte EU-US Data Privacy Framework.

  Okta/Auth0 setzt für die Anmeldeseite eigene Unterauftragnehmer ein: Die Seite wird über das Netzwerk von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, Vereinigte Staaten ausgeliefert, das dabei das Cookie „__cf_bm“ zur Abwehr automatisierter Zugriffe (Bots) setzt. Zudem lädt die Anmeldeseite das Captcha-Widget von Friendly Captcha über das Content Delivery Network jsDelivr (Prospect One Sp. z o.o., Królewska 65A, 30-081 Krakau, Polen). Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse und Browserinformationen an diese Anbieter übermittelt. Unsere Website codigo.de und unsere Plattform setzen diese Dienste nicht ein.

  Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), da die Anmeldung Voraussetzung für die Nutzung der Plattform ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Benutzerkonten). Die Daten werden so lange gespeichert, wie Ihr Benutzerkonto besteht. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.okta.com/privacy-policy/.

• Stripe

  Für die Abwicklung von Zahlungen auf unserer Plattform verwenden wir den Zahlungsdienst Stripe der Stripe Payments Europe Limited, The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Je nach gewählter Zahlungsart (z.B. Kreditkarte, PayPal, Klarna) werden Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsdaten, Betrag und Zeitpunkt der Zahlung an Stripe und ggf. an den jeweiligen Zahlungsanbieter übermittelt. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

  Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten). Weitere Informationen finden Sie unter https://stripe.com/de/privacy.

• Microsoft 365

  Für unsere E-Mail-Postfächer, einschließlich der Kommunikation mit unserem Support, verwenden wir Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Die Daten werden in Rechenzentren in der EU gespeichert. Eine Übermittlung in die USA im Rahmen von Support- und Wartungszugriffen erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Verarbeitet werden die Inhalte und Metadaten der E-Mails, die Sie uns senden oder die wir Ihnen senden.

  Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Vertragsdurchführung dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage). Weitere Informationen finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

• CrowdSec

  Zum Schutz unserer Plattform vor Angriffen setzen wir die Sicherheitssoftware CrowdSec ein. Die Software wertet die Zugriffsprotokolle unserer Server automatisiert aus und sperrt IP-Adressen, von denen erkennbare Angriffe ausgehen (z.B. massenhafte Anmeldeversuche oder Schwachstellen-Scans). Wird ein solcher Angriff erkannt, werden die IP-Adresse, der Zeitpunkt und die Art des erkannten Angriffs an die CrowdSec SAS, 20 rue Maurice Arnoux, 92120 Montrouge, Frankreich, übermittelt. CrowdSec nutzt diese Meldungen, um eine gemeinsame Sperrliste bekannter Angreifer-IP-Adressen zu erstellen, die wir wiederum zum Schutz unserer Plattform beziehen. Nach Angaben von CrowdSec erfolgt die Verarbeitung dort in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit den Nutzern der Software. Beim gewöhnlichen Aufruf unserer Plattform findet keine Übermittlung statt.

  Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit (vgl. Erwägungsgrund 49 DSGVO). Im Hinblick auf die Verarbeitung steht Ihnen das in Art. 21 aufgeführte Widerspruchsrecht zu. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.crowdsec.net/privacy-policy.

• Support-Formular und Berater-Bewerbung

  Auf unserer Website können Sie uns über das Support-Formular (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Nachricht) bzw. über das Formular zur Berater-Bewerbung (Name und E-Mail-Adresse der Kontaktperson, Art des Partners, Anzahl der Berater, Firma, Straße, Postleitzahl, Ort, Anmerkungen) kontaktieren. Ihre Angaben werden per E-Mail an uns übermittelt; für den Versand nutzen wir den Dienst Lettermint der Lettermint B.V., Willemsvaart 16 B, 8019 AB Zwolle, Niederlande. Auf unserer Website selbst werden die Angaben nicht gespeichert. Zum Schutz vor Missbrauch wird die Anzahl der Anfragen je IP-Adresse begrenzt; die IP-Adresse wird hierfür nur im Arbeitsspeicher und für höchstens zehn Minuten vorgehalten. Zudem wird Friendly Captcha eingesetzt (siehe oben).

  Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder dessen Anbahnung gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage). Die E-Mails werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Lettermint versendet auch die Benachrichtigungen unserer Plattform. Weitere Informationen finden Sie unter https://lettermint.co/privacy-policy.

• Status-Check

  Auf der Seite „Demo Status-Check“ können Sie einen Fragebogen ausfüllen und erhalten eine Auswertung per E-Mail. Hierzu werden Ihre Antworten sowie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse an unsere Server (*.codigo.de) übermittelt und ausschließlich zur Erstellung und zum Versand der Auswertung verwendet. Die Seite lädt hierfür Skripte von einer Subdomain von codigo.de sowie Friendly Captcha (siehe oben). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung Ihrer Anfrage).

• YouTube-Videos

  Auf unserer Website binden wir Videos von YouTube (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) im erweiterten Datenschutzmodus ein. Beim Aufruf der Seite wird lediglich ein lokal gespeichertes Vorschaubild angezeigt; es findet keine Verbindung zu YouTube statt. Erst wenn Sie auf das Video klicken, wird es von www.youtube-nocookie.com geladen. Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Seite und technische Informationen zu Ihrem Browser an Google übermittelt; YouTube kann dann auch Informationen auf Ihrem Endgerät speichern. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick auf das Video gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG.

2.4. Unterrichtung über die Nutzung von Cookies

• Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese verarbeitet?

  Auf verschiedenen Seiten integrieren und verwenden wir Cookies, um bestimmte Funktionen unserer Website zu ermöglichen und externe Webservices zu integrieren. Bei den sogenannten "Cookies" handelt es sich um kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Zugangsgerät speichern kann. Diese Textdateien enthalten eine charakteristische Zeichenkette, die den Browser eindeutig identifiziert, wenn Sie zu unserer Website zurückkehren. Der Prozess des Speicherns einer Cookie-Datei wird auch als "Setzen eines Cookies" bezeichnet. Cookies können hierbei sowohl von der Website selbst als auch von externen Webservices gesetzt werden. Die Cookies werden von unserer Website bzw. den externen Webservices gesetzt, um die volle Funktionalität unserer Website zu erhalten, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern oder um den mit Ihrer Einwilligung angegebenen Zweck zu verfolgen. Die Cookie-Technologie ermöglicht es uns auch, einzelne Besucher anhand von Pseudonymen, z.B. einer individuellen oder zufälligen IDs, zu erkennen, sodass wir mehr individuelle Dienstleistungen anbieten können. Details sind in der folgenden Tabelle aufgeführt. Die Angaben gelten entsprechend für Einträge im lokalen Speicher (localStorage) und im Sitzungsspeicher (sessionStorage) Ihres Browsers.

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

  Soweit die Cookies auf Basis einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeitet werden, gilt diese Einwilligung auch als Einwilligung im Sinne des § 25 Abs. 1 TDDDG für das Setzen des Cookies auf dem Endgerät des Nutzers. Soweit eine andere Rechtsgrundlage nach der DSGVO genannt wird (z.B. zur Vertragserfüllung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten), erfolgt die Speicherung bzw. das Setzen auf Basis einer Ausnahme gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG. Diese liegt dann vor, „wenn der alleinige Zweck der Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers oder der alleinige Zweck des Zugriffs auf bereits in der Endeinrichtung des Endnutzers gespeicherte Informationen die Durchführung der Übertragung einer Nachricht über ein öffentliches Telekommunikationsnetz ist“ oder „wenn die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers oder der Zugriff auf bereits in der Endeinrichtung des Endnutzers gespeicherte Informationen unbedingt erforderlich ist, damit der Anbieter eines digitalen Dienstes einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung stellen kann“. Welche Rechtsgrundlage einschlägig ist, ergibt sich aus der später in diesem Punkt aufgeführten Cookie-Tabelle.

• Zweck der Datenverarbeitung

  Die Cookies werden von unserer Website bzw. den externen Webservices gesetzt, um die volle Funktionalität unserer Website zu erhalten, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern oder um den mit Ihrer Einwilligung angegebenen Zweck zu verfolgen. Die Cookie-Technologie ermöglicht es uns auch, einzelne Besucher anhand von Pseudonymen, z.B. einer individuellen oder zufälligen IDs, zu erkennen, so dass wir mehr individuelle Dienstleistungen anbieten können. Details sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.

• Dauer der Speicherung

  Die Speicherung unserer Cookies erfolgt bis zur Löschung in Ihrem Browser oder, wenn es sich um einen Session-Cookie handelt, bis die Session abgelaufen ist. Details sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.

• Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

  Sie können Ihren Browser nach Ihren Wünschen so einstellen, dass das Setzen von Cookies generell verhindert wird. Sie können dann von Fall zu Fall über die Annahme von Cookies entscheiden oder Cookies grundsätzlich akzeptieren. Cookies können für verschiedene Zwecke verwendet werden, z.B. um zu erkennen, dass Ihr Zugangsgerät bereits mit unserer Website verbunden ist (permanente Cookies) oder um zuletzt angesehene Angebote zu speichern (Session-Cookies). Wenn Sie uns ausdrücklich die Erlaubnis erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass die Rechtmäßigkeit der auf der Grundlage der Einwilligung bis zum Widerruf vorgenommenen Verarbeitung davon nicht berührt wird.

2.5. Datensicherheit und Datenschutz, Kommunikation per E-Mail

Ihre personenbezogenen Daten werden durch technische und organisatorische Maßnahmen so bei der Erhebung, Speicherung und Verarbeitung geschützt, dass sie für Dritte nicht zugänglich sind. Bei einer unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail kann die vollständige Datensicherheit auf dem Übertragungsweg zu unseren IT-Systemen von uns nicht gewährleistet werden, sodass wir bei Informationen mit hohem Geheimhaltungsbedürfnis eine verschlüsselte Kommunikation oder den Postweg empfehlen.

3. Abschnitt 3 - Besondere Informationen für Steuerberater

3.1. Registrierung & Login

• Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese verarbeitet?

  Bei der Registrierung eines neuen Benutzerkontos erheben wir die nachfolgenden Daten: Endkunde oder Steuerberater, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort. Registrierung und Anmeldung erfolgen über unseren Dienstleister Okta/Auth0 (siehe Ziffer 2.3). Wir verwenden die eingegebene E-Mail-Adresse bei der Registrierung zur Verifikation der Echtheit der bei der Registrierung verwendeten E-Mail-Adresse. Beim Login in das Benutzerkonto benötigen wir die von Ihnen hinterlegten Zugangsdaten wie E-Mail-Adresse und Passwort. Vor- und Nachname dienen der persönlichen Ansprache und Zuordnung im System.

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

  Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung (vor)vertraglicher Maßnahmen) in Verbindung mit unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Die Erstellung eines Benutzerkontos durch Registrierung ist Voraussetzung für die Nutzung der Plattform

• Zweck der Datenverarbeitung

  Sie haben auf unserer Internetseite die Möglichkeit einen separaten Login-Bereich zu nutzen. Damit wir ihre Berechtigung zur Nutzung des geschützten Bereichs prüfen können, müssen Sie ihre Login-Daten (E-Mail-Adresse bzw. Nutzername und Passwort) in das entsprechende Formular eingeben. Wir verwenden diese Daten, um ein persönliches Benutzerkonto zu erstellen zu können und eine spätere Anmeldemöglichkeit bereitzustellen. Durch die Bereitstellung des Benutzerkontos können die eingegebenen Daten und Einstellungen zu Benachrichtigungen und Informationen verwalten. Ebenfalls verwenden wir die Daten, um im Bedarfsfall bei vergessenem Passwort den Account wieder zurückzusetzen. Auch die Nutzung der Plattform wird durch den Account ermöglicht und geschützt.

• Dauer der Speicherung

  Die erhobenen Daten werden so lange gespeichert, wie Sie ein Benutzerkonto bei uns unterhalten.

• Widerrufs- und Löschungsmöglichkeit

  Welche Rechte ihnen zustehen, und wie Sie diese geltend machen, finden Sie im unteren Bereich dieser Datenschutzerklärung.

• Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten

  Die Nutzung des Login-Bereichs und die Zurverfügungstellung der für eine Registrierung benötigten Daten in unserem Portal ist zur Nutzung des geschützten Bereiches vertraglich vorgeschrieben. Die Nutzung des durch den Login-Bereich geschützten Inhalts ist ohne die Eingabe der personenbezogenen Daten nicht möglich. Sofern Sie unseren Login-Bereich nach der erfolgten Registrierung nutzen möchten, müssen Sie die als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder (Benutzername und Passwort) ausfüllen. Die Eingabe der Daten setzt das Bestehen eines Benutzerkontos voraus. Eine Anmeldung ist nicht möglich, wenn die von Ihnen eingegebenen Daten fehlerhaft sind. Sofern die Daten von Ihnen falsch oder nicht eingegeben werden, kann der geschützte Bereich nicht genutzt werden. Unsere Website ist jedoch weiterhin ohne Login nutzbar.

3.2. Mandantenanlage

• Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese verarbeitet?

  Im Rahmen der Mandantenanlage können Sie mittels einer E-Mail-Adresse einen neuen Mandanten anlegen. Bitte beachten Sie, dass Sie für die datenschutzkonforme Eingabe der E-Mail (z.B. durch Einwilligung des Nutzers) verantwortlich sind.

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

  Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) – Die Anlage neuer Mandanten ist eine Kernfunktion unseres Systems.

• Zweck der Datenverarbeitung

  Die E-Mail Adresse dient der eindeutigen Zuordnung Ihres Mandanten in unserem System. Zudem erhält der Mandant eine Information darüber, dass er bei unsere Plattform hinterlegt worden ist.

• Dauer der Speicherung

  Die Daten werden so lange gespeichert, wie der Mandant bei uns angelegt ist. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Widerrufs- und Löschungsmöglichkeit

  Welche Rechte ihnen zustehen, und wie Sie diese geltend machen, finden Sie im unteren Bereich dieser Datenschutzerklärung.

• Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten

  Die Angabe der E-Mail-Adresse des Dritten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, jedoch notwendig, wenn Sie einen Mandant anlegen und in der Plattform verwalten möchten.

3.3. Mandantenanalyse

• Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese verarbeitet?

  Im Rahmen der Mandantenanalyse werden diverse personenbezogene Daten ihres Kunden abgefragt. Verpflichtend ist hierbei lediglich der Vor- und Nachname. Die Angabe weiterer Daten ist optional. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass auch besonders schützenswerte personenbezogene Daten erfasst werden können (z.B. zur Religionszugehörigkeit). Hierbei sind Sie dafür verantwortlich, dass diese Daten rechtskonform erhoben werden (z.B. im Rahmen einer Einwilligung).

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

  Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) – Die Verwaltung von Mandanten und die damit verbundene Analyse sind notwendig, um unseren vertraglichen Pflichten zur Mandantenverwaltung ordnungsgemäß nachkommen zu können.

• Zweck der Datenverarbeitung

  Zweck der Eingabe ist die digitale Verwaltung der Mandanten und deren Nachlass. Im Hinblick der damit verbundenen technischen Analyse der Informationen stellen wir Ihnen zudem weitere Übersichten und Informationen zur Verfügung. Die Eingabe des Vor- und Nachnamen dient dabei insbesondere der besseren Zuordnung im System, da ggf. bei kryptischen E-Mail-Adressen keine einfache Suche erfolgen kann.

• Dauer der Speicherung

  Die Daten werden so lange gespeichert, wie der Mandant bei uns angelegt ist. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Widerrufs- und Löschungsmöglichkeit

  Welche Rechte ihnen zustehen, und wie Sie diese geltend machen, finden Sie im unteren Bereich dieser Datenschutzerklärung.

• Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten

  Die Angabe der Mandanteninformationen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, jedoch notwendig, wenn Sie den Mandant in der Plattform verwalten und analysieren möchten.

3.4. Dokumentenupload

• Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese verarbeitet?

  Im Rahmen des Dokumentenuploads werden alle auf dem Dokument ersichtlichen Informationen und den damit verbundenen Tags und Kategorien verarbeitet um das Dokument auf unserem Server ablegen zu können. Daneben erheben wir ggf. weitere personenbezogene Daten, die dem jeweiligen Dokumententyp bzw. Inhalt entsprechen. Verpflichtend ist dabei stets nur die Bezeichnung der hochgeladenen Datei. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Einholung notwendiger Einwilligungen der Nutzer selbst verantwortlich sind.

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

  Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten steht die Einwilligung der Person, für die Sie entsprechende Unterlagen hochladen. Im Verhältnis zwischen dem Berater und CODIGO ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Bereitstellung der Upload-Funktion ist wesentlicher Vertragsbestandteil der Software.

• Zweck der Datenverarbeitung

  Die über unsere Upload-Funktion hochgeladenen Dokumente und die aufgenommenen Daten werden wir nur für die Bearbeitung der Mandatsanlage und Analyse im Auftrag des Steuerberaters verwenden. Die weiteren angegebenen Informationen dienen einer einfacheren Abwicklung der Vermögensgegenstände im Todesfalle.

• Dauer der Speicherung

  Die Daten werden so lange gespeichert, wie die Dokumente bei uns hinterlegt sind. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Widerrufs- und Löschungsmöglichkeit

  Welche Rechte ihnen zustehen, und wie Sie diese geltend machen, finden Sie im unteren Bereich dieser Datenschutzerklärung.

• Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten

  Der Upload ist weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtend vorgeschrieben, jedoch notwendig um die Informationen im Portal strukturiert darstellen zu können.

4. Abschnitt 4 - Besondere Informationen für Endkunden

4.1. Registrierung & Login

• Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese verarbeitet?

  Bei der Registrierung eines neuen Benutzerkontos erheben wir die nachfolgenden Daten: Endkunde oder Steuerberater, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort. Registrierung und Anmeldung erfolgen über unseren Dienstleister Okta/Auth0 (siehe Ziffer 2.3). Wir verwenden die eingegebene E-Mail-Adresse bei der Registrierung zur Verifikation der Echtheit der bei der Registrierung verwendeten E-Mail-Adresse. Beim Login in das Benutzerkonto benötigen wir die von Ihnen hinterlegten Zugangsdaten wie E-Mail-Adresse und Passwort. Vor- und Nachname dienen der persönlichen Ansprache und Zuordnung im System.

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

  Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung (vor)vertraglicher Maßnahmen) in Verbindung mit unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Die Erstellung eines Benutzerkontos durch Registrierung ist Voraussetzung für die Nutzung der Plattform

• Zweck der Datenverarbeitung

  Sie haben auf unserer Internetseite die Möglichkeit einen separaten Login-Bereich zu nutzen. Damit wir ihre Berechtigung zur Nutzung des geschützten Bereichs prüfen können, müssen Sie ihre Login-Daten (E-Mail-Adresse bzw. Nutzername und Passwort) in das entsprechende Formular eingeben. Wir verwenden diese Daten, um ein persönliches Benutzerkonto zu erstellen zu können und eine spätere Anmeldemöglichkeit bereitzustellen. Durch die Bereitstellung des Benutzerkontos können die eingegebenen Daten und Einstellungen zu Benachrichtigungen und Informationen verwalten. Ebenfalls verwenden wir die Daten, um im Bedarfsfall bei vergessenem Passwort den Account wieder zurückzusetzen. Auch die Nutzung der Plattform wird durch den Account ermöglicht und geschützt.

• Dauer der Speicherung

  Die erhobenen Daten werden so lange gespeichert, wie Sie ein Benutzerkonto bei uns unterhalten.

• Widerrufs- und Löschungsmöglichkeit

  Welche Rechte ihnen zustehen, und wie Sie diese geltend machen, finden Sie im unteren Bereich dieser Datenschutzerklärung.

• Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten

  Die Nutzung des Login-Bereichs und die Zurverfügungstellung der für eine Registrierung benötigten Daten in unserem Portal ist zur Nutzung des geschützten Bereiches vertraglich vorgeschrieben. Die Nutzung des durch den Login-Bereich geschützten Inhalts ist ohne die Eingabe der personenbezogenen Daten nicht möglich. Sofern Sie unseren Login-Bereich nach der erfolgten Registrierung nutzen möchten, müssen Sie die als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder (Benutzername und Passwort) ausfüllen. Die Eingabe der Daten setzt das Bestehen eines Benutzerkontos voraus. Eine Anmeldung ist nicht möglich, wenn die von Ihnen eingegebenen Daten fehlerhaft sind. Sofern die Daten von Ihnen falsch oder nicht eingegeben werden, kann der geschützte Bereich nicht genutzt werden. Unsere Website ist jedoch weiterhin ohne Login nutzbar.

4.2. Kontaktanlage

• Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese verarbeitet?

  In der Plattform können Sie Kontaktpersonen anlegen, die – je nach Freigabe als Schlüsselperson, Nachlassverwalter oder bei einzelnen Dokumenten / Uploads – Zugriff auf die auf der Plattform hinterlegten Informationen und Dokumenten erhalten. Bitte beachten Sie, dass Sie von den Nutzern die Einwilligung benötigen, dass Sie diese in der Plattform hinterlegen dürfen.

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

  Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung (vor)vertraglicher Maßnahmen) in Verbindung mit unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

• Zweck der Datenverarbeitung

  Zweck der Anlage von Kontaktpersonen ist die Zuweisung von Dokumenten und Freigaben im Rahmen der Nachlassverwaltung. Sie können den Nutzern auch einzelne Dokumente und Inhalte über den Punkt „Zugewiesener Nachlass“ beiordnen. Die Freigabe an die Nutzer erfolgt erst nach den im Rahmen der Plattform festgelegten Kriterien.

• Dauer der Speicherung

  Die Kontaktinformationen und Freigaben werden wir so lange speichern, wie Sie den Kontakt bei uns angelegt haben.

• Widerrufs- und Löschungsmöglichkeit

  Welche Rechte ihnen zustehen, und wie Sie diese geltend machen, finden Sie im unteren Bereich dieser Datenschutzerklärung. Zudem können angelegte Kontakte von den angelegten Nutzern selbst gelöscht werden. Soweit der Nutzer den Account nicht innerhalb von einer bestimmten Zeit bestätigt, wird dieser automatisch gelöscht.

• Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten

  Die Angabe der Daten und Kontaktpersonen ist weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtend vorgeschrieben, jedoch notwendig um den Kontakten Zugriff auf die Daten zu ermöglichen bzw. die Meldung eines Todesfalls zu gestatten.

4.3. Dokumentenupload

• Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese verarbeitet?

  Im Rahmen des Dokumentenuploads werden alle auf dem Dokument ersichtlichen Informationen und den damit verbundenen Tags und Kategorien verarbeitet um das Dokument auf unserem Server ablegen zu können. Daneben erheben wir ggf. weitere personenbezogene Daten, die dem jeweiligen Dokumententyp bzw. Inhalt entsprechen. Verpflichtend ist dabei stets nur die Bezeichnung der hochgeladenen Datei. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Einholung notwendiger Einwilligungen der Nutzer selbst verantwortlich sind.

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

  Im Verhältnis zwischen dem Endkunden und CODIGO ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO (Vertragserfüllung), so wie die Ausdrückliche Einwilligung im Rahmen des Uploads gemäß Art. 9 Abs. 2. lit a) DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Bereitstellung der Upload-Funktion ist wesentlicher Vertragsbestandteil der Software.

• Zweck der Datenverarbeitung

  Die über unsere Upload-Funktion hochgeladenen Dokumente und die aufgenommenen Daten werden wir nur für die Bereitstellung der Daten innerhalb der Plattform und an ggf. berechtigte Personen verwenden. Die weiteren angegebenen Informationen dienen einer einfacheren Abwicklung der Vermögensgegenstände im Todesfalle.

• Dauer der Speicherung

  Die Daten werden so lange gespeichert, wie die Dokumente bei uns hinterlegt sind bzw. ein (kostenpflichtiges) Benutzerkonto besteht. Im Todesfalle werden wir die Dokumente nach Abwicklung des Todesfalles, spätestens jedoch nach 3 Jahren löschen. In allen Fällen werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Widerrufs- und Löschungsmöglichkeit

  Welche Rechte ihnen zustehen, und wie Sie diese geltend machen, finden Sie im unteren Bereich dieser Datenschutzerklärung.

• Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten

  Der Upload ist weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtend vorgeschrieben, jedoch notwendig um die Informationen im Portal strukturiert darstellen zu können und an berechtigte Personen übermitteln zu können. Auch eine Übermittlung im Todesfall kann nur auf Basis der hochgeladenen Informationen und Dokumente erfolgen.

5. Abschnitt 5 - Ihre Rechte

5.1. Auskunftsanspruch

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Sofern dies der Fall ist, haben Sie ein Recht auf Auskunft über die in Art. 15 Abs. 1, 2 DSGVO benannten Informationen. Gerne stellen wir Ihnen auch eine Kopie der Daten zur Verfügung, soweit nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden (vgl. Art. 15 Abs. 4 DSGVO).

5.2. Berichtigungsanspruch

Sie haben gem. Art. 16 DSGVO das Recht, bei uns ggf. falsch hinterlegte personenbezogene Daten (wie z.B. Adresse, Name, etc.) jederzeit korrigieren zu lassen. Auch können Sie jederzeit eine Vervollständigung der bei uns gespeicherten Daten verlangen. Eine entsprechende Anpassung erfolgt unverzüglich.

5.3. Recht auf Löschung

Sie haben gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO das Recht darauf, dass wir die über Sie erhobenen personenbezogenen Daten löschen, wenn

• die Daten nicht mehr benötigt werden;
• aufgrund des Widerrufs Ihrer Einwilligung die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ersatzlos entfallen ist;
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und keine vorrangigen berechtigte Gründe für die Verarbeitung vorliegen;
• Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden;
• eine rechtliche Verpflichtung dies erfordert
• eine Erhebung gem. Art. 8 Abs. 1 DSGVO stattgefunden hat.

Das Recht besteht gem. Art. 17 Abs. 3 DSGVO dann nicht, wenn

• die Verarbeitung zur Ausübung des Rechtes auf freie Meinungsäußerung und Information erforderlich ist;
• Ihre Daten auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung erhoben worden sind;
• die Verarbeitung aus Gründen des öffentlichen Interesses erforderlich ist;
• die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

5.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Gem. Art. 18 Abs. 1 DSGVO haben Sie in einzelnen Fällen das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Dies ist dann der Fall, wenn

• die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird;
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie einer Löschung nicht zustimmen;
• die Daten nicht länger für den Verarbeitungszweck benötigt werden, aber die erhobenen Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen;
• ein Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt worden ist und noch unklar ist, welche Interessen überwiegen.

5.5 Recht auf Widerruf

Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) können Sie diese jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch nicht berührt wird.

5.6 Recht auf Widerspruch

Soweit Sie bei der Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund einer besonderen Situation nicht mehr möchten, dass wir die Daten verarbeiten, können Sie bei Daten, die wir auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) erhoben haben, gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit Widerspruch einlegen.

5.7. Recht auf Datenübertragbarkeit

Wir stellen Ihnen oder einen von Ihnen benannten Verantwortlichen auf Anfrage gem. Art. 20 Abs. 1 DSGVO folgende Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format bereit:

• Daten, die aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO erhoben wurden;
• Daten, die wir gemäß gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen bestehender Verträge von Ihnen erhalten haben; soweit die Daten im Rahmen eines automatisierten Verfahrens verarbeitet worden sind.

5.8. Wie nehmen Sie Ihre Rechte wahr?

Ihre Rechte können Sie jederzeit wahrnehmen, indem Sie sich an die unten stehenden Kontaktdaten wenden:

5.9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde gem. Art. 77 Abs. 1 DSGVO

Sofern Sie den Verdacht haben, dass auf unserer Seite Ihre Daten rechtswidrig verarbeitet werden, können Sie selbstverständlich jederzeit eine gerichtliche Klärung der Problematik herbeiführen. Zudem steht Ihnen jede andere rechtliche Möglichkeit offen. Unabhängig davon steht Ihnen gem. Art. 77 Abs. 1 DSGVO die Möglichkeit zur Verfügung, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Das Beschwerderecht gem. Art. 77 DSGVO steht Ihnen in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes und/oder des Ortes des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. Sie können die Aufsichtsbehörde, an die Sie sich wenden, aus den oben genannten Orten wählen. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet Sie dann über den Stand und die Ergebnisse Ihrer Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs gem. Art. 78 DSGVO. Beispielsweise können Sie sich an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken E-Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de